This is a courtesy translation. The English version is the legally binding document.

AI Transparency & Candidate Rights

Last updated: 28. Februar 2026

1. Overview

Vocaid is committed to transparency about how artificial intelligence is used in our platform. This page provides a comprehensive overview of our AI systems, how they generate outputs, their known limitations, and your rights as a user.

We believe that every person who interacts with AI-powered hiring tools has the right to understand how those tools work and how they may affect decisions about their career.

2. AI Systems Inventory

Vocaid uses the following AI systems in its platform. Each system is described with its purpose, the data it processes, and the safeguards in place.

Voice Interview AI

Conducts real-time voice-based interviews using natural language processing

Data Processed

•Audio input from microphone
•Job description and resume content
•Conversation context from current session

Outputs

•Natural language interview questions
•Follow-up questions based on responses
•Real-time speech-to-text transcription

Known Limitations

•May misunderstand heavy accents or dialects
•Transcription accuracy varies with audio quality
•Cannot assess physical demonstrations or hands-on skills
•Response quality depends on internet connection stability

Human Oversight

All AI-generated scores are presented as recommendations. B2B hiring managers retain full decision authority. Candidates may request human review.

Behavioral Analysis

Analyzes non-verbal communication signals during video interviews for coaching feedback

Data Processed

•Video frames (sampled, not continuously stored)
•Face detection coordinates (not facial recognition)
•Gaze direction estimates
•Head position and movement patterns

Outputs

•Eye contact consistency percentage
•Posture and engagement indicators
•Response timing metrics
•Gaze tracking heatmap data

Known Limitations

•Accuracy depends on camera quality and lighting
•Cannot assess emotional state (emotion recognition is prohibited)
•May be less accurate for certain face shapes or skin tones
•Requires frontal camera position for reliable results

Human Oversight

Behavioral signals are supplementary coaching data only. They are never the sole basis for scoring. Users can opt out entirely and use audio-only mode.

ATS Resume Scoring

Analyzes resume content against job descriptions to provide compatibility scoring

Data Processed

•Resume text content
•Job description requirements
•Industry-standard keyword databases

Outputs

•Overall compatibility score (0-100)
•Keyword match analysis
•Missing skills identification
•Format and structure recommendations

Known Limitations

•Cannot verify claims made in resumes
•May undervalue non-traditional career paths
•Keyword matching may miss equivalent terminology
•Does not assess soft skills or cultural fit

Human Oversight

ATS scores are advisory tools for resume improvement. They do not determine interview access or hiring outcomes.

Liveness Detection

Verifies that a real person is present during the interview session to prevent fraud

Data Processed

•Video frames during verification
•Face detection coordinates
•Head movement tracking

Outputs

•Pass/fail liveness verification result
•Confidence score (internal use only)

Known Limitations

•May fail in poor lighting conditions
•Requires camera access (can be skipped with fallback)
•May be less reliable with certain accessories (masks, heavy makeup)

Human Oversight

Liveness verification is a binary pass/fail check. Failed verification can be retried or skipped. It does not affect interview scoring.

3. Scoring Methodology

Vocaid's interview scoring evaluates candidates across multiple dimensions using AI analysis of their spoken responses. Scores reflect the AI's assessment of demonstrated competencies, not the person's inherent abilities.

Scoring Dimensions

Communication Clarity: How clearly and coherently ideas are expressed
Technical Knowledge: Demonstrated understanding of relevant technical concepts
Problem-Solving: Approach to analyzing and solving presented challenges
Relevance: How well responses address the specific question asked
Depth: Level of detail and substantive content in responses

Scores range from 0 to 100 and represent relative assessments. They should be interpreted as coaching feedback, not absolute measurements. Scores may vary across sessions due to question variation, AI model updates, and response differences.

4. Bias Prevention

We are committed to ensuring our AI systems do not discriminate against any individual or group based on protected characteristics including race, gender, age, disability, national origin, or other legally protected categories.

Our Bias Prevention Measures

Regular testing of AI outputs across demographic groups to identify disparate impact
Prohibition of emotion recognition in workplace assessment contexts (EU AI Act compliance)
Scoring based on content and communication quality, not voice characteristics, accent, or appearance
Continuous monitoring of score distributions for statistical anomalies
Planned independent bias audit by a qualified third-party auditor (per NYC Local Law 144 requirements)

If you believe you have experienced bias in AI-generated scores or feedback, please report it to support@vocaid.ai. We investigate all bias reports and take corrective action where warranted.

5. Verbot der Emotionserkennung

Vocaid verwendet in keinem seiner KI-Systeme Emotionserkennung, Emotionsinferenz oder Affective Computing. Dieses Verbot ist ein grundlegendes Designprinzip, nicht lediglich eine Compliance-Maßnahme.

Das EU-KI-Gesetz (Artikel 5(1)(f)), in Kraft seit dem 2. Februar 2025, verbietet ausdrücklich den Einsatz von KI-Systemen, die Emotionen am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen ableiten, außer für medizinische oder Sicherheitszwecke. Die Verhaltensanalysefunktionen von Vocaid erzeugen ausschließlich sachliche, beobachtbare Ergebnisse:

Prozentsatz der Blickkontaktkonsistenz (gemessen an der Blickrichtung relativ zur Kamera)
Haltungsindikatoren (Kopfposition, Schulterausrichtung, erkannt aus Videobildern)
Antwortzeitmessungen (Dauer zwischen Frage und Antwort)
Blickverfolgungsdaten als Heatmap (Richtung der visuellen Aufmerksamkeit)

Diese Ergebnisse beschreiben beobachtbare physische Verhaltensweisen und leiten KEINE inneren emotionalen Zustände wie Selbstvertrauen, Nervosität, Stress, Begeisterung oder andere affektive Merkmale ab. Unsere Verhaltensanalyse unterscheidet sich grundlegend von der Emotionserkennung, da sie misst, was eine Person tut, nicht was sie fühlt.

Striktes Verbot

Die Entwicklungsstandards von Vocaid verbieten jede Modellausgabe-Bezeichnung, die emotionale Inferenz impliziert. Alle Ergebnisse der Verhaltensanalyse werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie nur sachliche Beobachtungen beschreiben. Ein Verstoß gegen das Verbot der Emotionserkennung des EU-KI-Gesetzes wird mit Strafen von bis zu 35 Millionen EUR oder 7% des weltweiten Jahresumsatzes geahndet.

6. Regulatorische Compliance

Vocaid arbeitet in Übereinstimmung mit KI-Regulierungsrahmen in mehreren Rechtsordnungen. Nachfolgend finden Sie die spezifischen Verpflichtungen und unsere Compliance-Maßnahmen für jede geltende Regulierung.

EU-KI-Gesetz Compliance

Vocaid wird als Hochrisiko-KI-System gemäß Anhang III, Kategorie 4 (Beschäftigung, Arbeitnehmerverwaltung und Zugang zur Selbstständigkeit) des EU-KI-Gesetzes (Verordnung (EU) 2024/1689) eingestuft. Als Anbieter von KI-gestützten Einstellungsbewertungsinstrumenten unterliegen wir den Anforderungen von Kapitel 3, Abschnitt 2.

Risikomanagementsystem (Art. 9): Wir führen ein dokumentiertes Risikomanagementsystem, das Risiken über den gesamten Lebenszyklus des KI-Systems identifiziert, bewertet und mindert
Daten-Governance (Art. 10): Trainings-, Validierungs- und Testdatensätze unterliegen Daten-Governance- und Managementpraktiken, die Qualität, Repräsentativität und Bias-Erkennung sicherstellen
Technische Dokumentation (Art. 11): Wir führen umfassende technische Dokumentation, die unsere KI-Systeme, ihre Fähigkeiten, Einschränkungen und die verwendeten Methoden beschreibt
Aufzeichnungspflicht (Art. 12): Automatische Protokollierung des KI-Systembetriebs ermöglicht die Rückverfolgbarkeit des Systemverhaltens
Transparenz (Art. 13): Diese KI-Transparenzseite erfüllt unsere Transparenzpflichten durch Bereitstellung klarer Informationen über Systemfähigkeiten und -einschränkungen
Menschliche Aufsicht (Art. 14): Alle KI-generierten Bewertungen sind beratend. Menschliche Entscheidungsträger (Einstellungsmanager) behalten die Entscheidungsbefugnis über Beschäftigungsentscheidungen. Überschreibungsmöglichkeiten sind in B2B-Workflows integriert.
Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit (Art. 15): Wir implementieren Maßnahmen zur Sicherstellung angemessener Niveaus von Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit
Grundrechte-Folgenabschätzung (Art. 27): Wir verpflichten uns zur Durchführung von Grundrechte-Folgenabschätzungen vor dem Einsatz in EU-Märkten

Die Konformitätsbewertung und EU-Datenbankregistrierung (Art. 60) sind in Bearbeitung, mit einem Zielabschlussdatum, das auf die Frist für Hochrisikoverpflichtungen am 2. August 2026 ausgerichtet ist. Die Kommission kann diese Frist für bestimmte Anbieter bis zum 2. Dezember 2027 verlängern.

Emotion Recognition

Das Verbot der Emotionserkennung in KI-Systemen am Arbeitsplatz (Art. 5(1)(f)) gilt seit dem 2. Februar 2025. Vocaid hat niemals Emotionserkennung eingesetzt und bestätigt die vollständige Einhaltung dieses Verbots.

Colorado AI Act (SB 24-205)

Der Colorado AI Act, in Kraft seit dem 1. Februar 2026, legt Verpflichtungen für Entwickler und Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen fest. Als Entwickler von KI-Einstellungsbewertungsinstrumenten erkennt Vocaid folgende Verpflichtungen an:

Entwickler-Offenlegung: Wir stellen Betreibern (Arbeitgebern, die unsere Plattform nutzen) Dokumentation zur Verfügung, die die beabsichtigten Verwendungszwecke, bekannten Einschränkungen und Risikominderungsmaßnahmen unserer KI-Systeme beschreibt
Risikomanagement: Wir pflegen angemessene Risikomanagementpraktiken zur Bewältigung bekannter oder vernünftigerweise vorhersehbarer Risiken algorithmischer Diskriminierung
Verbraucherbenachrichtigung: Verbraucher (Kandidaten) werden benachrichtigt, wenn ein Hochrisiko-KI-System eine folgenschwere Entscheidung über sie trifft oder wesentlich beeinflusst
Compliance-Erklärung: Wir werden auf unserer Website eine Erklärung veröffentlichen, die die Arten von Hochrisiko-KI-Systemen zusammenfasst, die wir entwickeln, und wie wir Risiken algorithmischer Diskriminierung handhaben
Zusammenarbeit mit dem Generalstaatsanwalt: Wir werden mit dem Generalstaatsanwalt von Colorado bei der Bewertung der Compliance zusammenarbeiten und auf Anfrage Dokumentation bereitstellen

Betreiber (Arbeitgeber) von Vocaid haben unabhängige Verpflichtungen gemäß dem Colorado AI Act, einschließlich der Durchführung von Folgenabschätzungen und der Bereitstellung von Verbraucherbenachrichtigungen. Wir unterstützen Betreiber bei der Erfüllung ihrer Verpflichtungen durch unsere Plattformdokumentation und Transparenztools.

Texas Responsible AI Governance Act

Der Texas Responsible AI Governance Act, in Kraft seit dem 1. Januar 2026, verpflichtet Unternehmen, die KI-Systeme in Texas einsetzen, zur Führung von KI-Governance-Rahmenwerken. Vocaid erfüllt die folgenden Anforderungen:

KI-Governance-Rahmenwerk: Wir führen interne Dokumentation unserer KI-Governance-Praktiken, die dem Generalstaatsanwalt von Texas auf Anfrage zur Verfügung steht
Verbotene Verwendungen: Unsere KI-Systeme fördern keine Selbstschädigung, kriminelle Aktivitäten oder rechtswidrige Diskriminierung
Transparenz: Wir stellen eine klare Offenlegung des KI-Einsatzes in unseren Einstellungsbewertungsinstrumenten bereit
Biometrische Daten: Wir stellen klar, wann biometrische Daten für die KI-Verarbeitung erhoben werden, und holen die entsprechende Einwilligung gemäß texanischem Recht ein

NYC Local Law 144 (AEDT)

Die KI-Interview- und Bewertungsplattform von Vocaid stellt ein automatisiertes Entscheidungsinstrument für die Beschäftigung (AEDT) gemäß NYC Local Law 144 dar. Wir erfüllen die folgenden Anforderungen:

Jährliches Bias-Audit: Wir verpflichten uns zur Durchführung eines unabhängigen Bias-Audits durch einen qualifizierten Drittprüfer, der die Auswahlraten nach Geschlecht, Rasse/Ethnizität und intersektionalen Kategorien analysiert
Öffentliche Zusammenfassung: Die Zusammenfassung des Bias-Audits wird innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss jedes Audits öffentlich auf unserer Website veröffentlicht
Kandidatenbenachrichtigung: Wir informieren Kandidaten mindestens 10 Werktage im Voraus, bevor ein AEDT bei einer Beschäftigungsentscheidung eingesetzt wird, wie in unserem Kandidatenbenachrichtigungssystem implementiert
Datenoffenlegung: Kandidaten können Informationen über die erhobenen Daten, deren Quelle und die Datenaufbewahrungsrichtlinie des Arbeitgebers anfordern

Brasilien LGPD Artikel 20

Gemäß Artikel 20 des brasilianischen Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) haben betroffene Personen das Recht, eine menschliche Überprüfung von Entscheidungen zu verlangen, die ausschließlich durch automatisierte Verarbeitung getroffen wurden und ihre Interessen betreffen, einschließlich Profiling. Vocaid stellt sicher:

Kandidaten, die von unseren KI-Systemen bewertet werden, können über unser Datenschutzcenter oder durch Kontaktaufnahme mit unserem Encarregado (Datenschutzbeauftragten) eine menschliche Überprüfung automatisierter Entscheidungen anfordern
Wir stellen Transparenz über die Kriterien und Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung bereit
Alle KI-Bewertungen werden als beratende Empfehlungen präsentiert, niemals als bindende Entscheidungen

Mexiko LFPDPPP (Reform 2025)

Die Reform des mexikanischen Bundesgesetzes zum Schutz personenbezogener Daten im Besitz Privater von 2025 führt neue Verpflichtungen für die automatisierte Entscheidungsfindung ein. Vocaid erfüllt:

Transparenz bei automatisierter Entscheidungsfindung: Wir legen offen, wenn automatisierte Entscheidungstechnologie bei der Bewertung von Kandidaten eingesetzt wird
Recht auf menschliches Eingreifen: Betroffene Personen können menschliches Eingreifen bei automatisierten Entscheidungen verlangen, die rechtliche Auswirkungen haben oder sie in ähnlich erheblicher Weise betreffen
Folgenabschätzung: Wir verpflichten uns zur Durchführung von Folgenabschätzungen für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten
Erweiterte Einwilligung: Wir holen eine spezifische, informierte Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch automatisierte Entscheidungsfindung ein

Kolumbien SIC-Rundschreiben 001/2025

Die kolumbianische Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) hat das Rundschreiben 001/2025 zu Anforderungen an die Verarbeitung biometrischer Daten erlassen. Für den Betrieb von Vocaid in Kolumbien:

Biometrische Verhältnismäßigkeit: Wir stellen sicher, dass jede Erhebung biometrischer Daten verhältnismäßig zum angegebenen Zweck ist und nicht über das streng Notwendige hinausgeht
Zweckbindung: Biometrische Daten werden ausschließlich zur Interviewverifizierung und Kommunikationscoaching-Feedback erhoben, nicht zur Überwachung oder laufenden Beobachtung
SIC-Compliance: Wir verpflichten uns zur Registrierung unserer Datenbanken beim RNBD (Registro Nacional de Bases de Datos) gemäß kolumbianischem Recht

7. KI-Governance-Rahmenwerk

Vocaid führt ein umfassendes KI-Governance-Rahmenwerk, das die verantwortungsvolle Entwicklung, den Einsatz und die Überwachung unserer KI-Systeme in allen Rechtsordnungen, in denen wir tätig sind, adressiert.

Unsere Governance-Praktiken

Risikomanagement: Systematische Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit unseren KI-Systemen, einschließlich der Risiken von Bias, Diskriminierung und Ungenauigkeit
Bias-Tests und -Überwachung: Regelmäßige Tests der KI-Ergebnisse über demografische Gruppen hinweg zur Identifizierung und Behebung unterschiedlicher Auswirkungen oder unfairer Bias-Muster
Kontinuierliche Überwachung: Laufende Überwachung eingesetzter KI-Systeme auf Leistungsverschlechterung, Drift und aufkommenden Bias
Modellversionierung: Versionskontrolle und Dokumentation aller KI-Modellupdates mit Folgenabschätzung vor dem Einsatz wesentlicher Änderungen
Vorfallberichterstattung: Interne Prozesse zur Meldung, Untersuchung und Behebung KI-bezogener Vorfälle, einschließlich Bias-Beschwerden, Genauigkeitsproblemen und Systemausfällen
Stakeholder-Engagement: Regelmäßiger Austausch mit betroffenen Stakeholdern, einschließlich Kandidaten, Arbeitgebern, Regulierungsbehörden und zivilgesellschaftlichen Organisationen

Unser KI-Governance-Rahmenwerk ist darauf ausgelegt, sich mit der regulatorischen Landschaft weiterzuentwickeln. Wir überprüfen und aktualisieren unsere Praktiken regelmäßig, um sie an neue Anforderungen des EU-KI-Gesetzes, Colorado AI Act, Texas Responsible AI Governance Act und anderer aufkommender KI-Regulierungen anzupassen.

8. Candidate AI Rights

Vocaid recognizes the following rights for all individuals who interact with our AI systems:

Right to Know

You have the right to know that AI is being used in your interview process and how it affects your assessment.

Right to Consent

You have the right to provide informed consent before biometric data (voice patterns, facial geometry) is processed.

Right to Opt Out

You have the right to opt out of video recording and behavioral analysis and use audio-only mode without penalty.

Right to Human Review

You have the right to request human review of any AI-generated score or assessment.

Right to Appeal

You have the right to contest AI-generated assessments and provide additional context.

Right to Explanation

You have the right to receive a meaningful explanation of how your scores were generated.

Right to Data Access

You have the right to access all data collected about you and all AI-generated outputs.

Right to Deletion

You have the right to request permanent deletion of your interview data, recordings, and AI outputs.

Right to Non-Discrimination

You have the right to fair treatment regardless of your race, gender, age, disability, accent, or other personal characteristics.

Right to Accommodations

You have the right to request reasonable accommodations for disabilities that may affect AI assessment accuracy.

6. EU AI Act Compliance (Annex IV)

In accordance with the European Union AI Act (Regulation 2024/1689), Vocaid provides the following technical documentation for our AI systems classified under the Act. Our systems are designed to comply with transparency obligations for AI systems that interact with natural persons.

System Information & Intended Purpose

Provider: Vocaid, Inc.
System Name: Vocaid AI Interview Platform
Version: Production (continuously updated)
Intended Purpose: AI-powered interview practice, resume scoring, and behavioral communication coaching
Intended Users: Job seekers (B2C) and hiring organizations (B2B)
EU Representative: Contact support@vocaid.ai for EU representative details
Risk Classification: Limited Risk (transparency obligations apply under Article 50)

Training Data & Model Information

Vocaid uses third-party foundation models (Azure OpenAI GPT-4o) — we do not train custom models on user data
Resume scoring uses keyword and semantic matching algorithms, not machine learning classifiers
Behavioral analysis uses computer vision algorithms for face detection and gaze estimation, not facial recognition
No biometric identification or categorization is performed
Emotion recognition is explicitly prohibited in our systems (EU AI Act Article 5(1)(f) compliance)

Risk Management & Mitigation

Vocaid implements the following measures to mitigate risks associated with AI-assisted assessment:

Human oversight: All AI-generated scores are advisory — hiring decisions are always made by humans
Bias monitoring: Regular statistical analysis of score distributions across demographic groups
Transparency: Full disclosure of AI involvement before any assessment begins
Data minimization: Only data necessary for the specific assessment purpose is collected
User control: Users can opt out of video/behavioral analysis at any time without penalty
Logging: All AI decisions are logged for auditability per Article 12 requirements
Incident reporting: Processes in place for reporting serious incidents to relevant authorities

For the complete technical documentation file or to submit questions regarding EU AI Act compliance, contact support@vocaid.ai. We are committed to full compliance with the Act's requirements as they enter into force.

7. NYC Local Law 144 Compliance

New York City Local Law 144 (2021) requires employers and employment agencies that use automated employment decision tools (AEDTs) to conduct annual independent bias audits and provide notice to candidates. Vocaid is committed to compliance with LL144 requirements.

Applicability & Scope

Vocaid's AI interview scoring system qualifies as an AEDT when used by employers to substantially assist or replace discretionary decision-making in hiring
LL144 applies to candidates for employment opportunities in New York City
For B2C users (personal practice), the tool is advisory only and does not constitute an AEDT
For B2B employers using Vocaid to screen candidates, LL144 requirements apply

Independent Bias Audit

Vocaid will commission an independent bias audit before deploying our AI scoring for B2B hiring decisions in NYC. The audit will evaluate:

Impact ratio: Scoring rates for each race/ethnicity category compared to the most selected category
Impact ratio: Scoring rates for each sex category compared to the most selected category
Median scores: Comparison of median AI-generated scores across demographic categories
Selection rates: Analysis of pass/fail rates across protected categories at various score thresholds
Intersectional analysis: Combined race/ethnicity and sex impact ratios where data is sufficient

Candidate Notice

In compliance with LL144, Vocaid provides the following notice to candidates evaluated for NYC employment opportunities: An automated employment decision tool (AEDT) will be used in connection with the assessment of your job application. The AEDT evaluates your interview responses for communication clarity, technical knowledge, problem-solving ability, and relevance. You may request an alternative selection process or accommodation by contacting the employer directly or by emailing support@vocaid.ai.

The bias audit summary will be published on this page once completed. Vocaid retains bias audit results for at least four years as required by law. For questions about LL144 compliance, contact support@vocaid.ai.

8. Third-Party AI Services

Vocaid uses the following third-party AI services. We maintain Data Processing Agreements with each provider to ensure your data is handled responsibly.

9. Contact Us

For questions about our AI practices, to exercise your rights, or to report a concern:

Email: support@vocaid.ai

We take all AI-related inquiries seriously and aim to respond within 15 business days.